Bei jeder medizinischen Forschung, unterliegt das Sammeln und Verarbeiten von Gesundheitsdaten strengen Regeln, die uneingeschränkt für das Register Thalidomid-Embryopathie gelten. Die Angabe persönlicher Daten ist ein hohes und schützenswertes Gut, deshalb möchten wir hier gerne unsere Maßnahmen für den Datenschutz erläutern. 

Die Teilnahme an diesem Register ist vollkommen freiwillig und unabhängig von Ihrer medizinischen Behandlung in dem jeweiligen Kompetenzzentrum. Die Einwilligung zur Teilnahme erfolgt schriftlich und kann jederzeit nachträglich widerrufen werden. Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben jederzeit das Recht, formlos die Löschung ihrer Daten zu verlangen, was protokolliert und schriftlich bestätigt wird.
Alle Mitarbeiter der Kompetenzzentren, die am Register teilnehmen, unterliegen, genauso wie bei einer medizinischen Behandlung, strikten Verpflichtungen zur Geheimhaltung und Einhaltung des Datenschutzes. Das Datenschutzkonzept steht allen Teilnehmenden auf Anfrage zur Verfügung und basiert auf einer Vorlage für Register für Seltene Erkrankungen. Es wurde in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten der Schön Klinik erstellt und von Experten der unabhängigen Ethik-Kommission der Ärztekammer Hamburg geprüft.
Die von uns genutzte Software basiert auf der individuell anpassbaren quelloffenen OSSE-Register Software für Seltene Erkrankungen, die initial vom Bundesgesundheitsministerium gefördert wurde. Die Anpassung der OSSE-Register Software an die Vorgaben des Registers Thalidomid-Embryopathie erfolgt durch die Firma Verika GmbH in Göttingen. 
Die Datenspeicherung erfolgt auf Servern der Firma Hetzner Online GmbH mit physischem Standort in Deutschland. Alle Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet und müssen entsprechende Dokumente vorlegen, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.

Bei der Verarbeitung von Daten gibt es zwei Arten, die getrennt behandelt werden:

• IDAT (Identifizierende Daten wie Name und Geburtsdatum)
• GDAT (Gesundheitsdaten, also die Inhalte der Fragebögen)

IDAT und GDAT werden auf zwei verschiedenen Servern mit Standort in Deutschland gespeichert. Zur korrekten Zuordnung der Gesundheitsdaten wird ein Pseudonym (PID) als Schlüssel verwendet, das vom IDAT-Management erstellt wird. Gesundheitsdaten werden nur pseudonymisiert gespeichert und ausgewertet. Eine Rückführung des Pseudonyms auf persönliche Daten durch einen Benutzer ist nicht möglich.
Alle Nutzer werden von den Zentrumsleitungen registriert und müssen sich mit einem Nutzernamen und Passwort beim System anmelden. Jede Anmeldung und jeder schreibende Zugriff auf die Datenbank wird automatisch protokolliert.
Die Auswertung der Daten erfolgt nicht individuell – also nicht für einzelne Teilnehmende, sondern für die gesamte Gruppe. Dies wird vom Institut für Medizinische Biometrie und Epidemiologie der Universitätsklinik Hamburg-Eppendorf (UKE) durchgeführt.